EL TRABAJO DE LA CUSTODIA DOCUMENTAL 

04.01.19 02:33 PM

¿para qué sirve realmente la custodia documental?



Podemos entender del termino “custodia” la acción de cuidar o vigilar algo.


En la gestión documental es exactamente lo mismo, la custodia documental es guardar documentos y /o archivos con el cuidado, seguridad y vigilancia necesaria para estos.


La custodia documental mejora el servicio y la seguridad de la información, hace parte del proceso de la gestión documental y requiere de la existencia de un tercer sujeto que se hace cargo de archivar, con las técnicas y garantías legales necesarias para los documentos de otras empresas y organizaciones. En el proceso de custodia se proporcionan las optimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad mediante la aplicación de tecnologías y recursos mas avanzados


La custodia tiene como fin en la gestión documental, recuperar y ahorrar no solo el costeo , si no que también el espacio al cliente.


Teniendo en cuenta lo anterior estas son algunas de las ventajas que brinda la custodia documental :


  • Ahorro de costos de almacenamientos: el servicio de custodia documental  de una empresa externa suele costar mucho menos que tenerlo en las propias oficinas.

  • Mejora la seguridad del acceso a la documentación : la gestión documental confidencial requiere de un sistema de seguridad con protección e identificación de accesos, cámaras de seguridad etc.

  • Mejora la seguridad física de la documentación: las instalaciones de una empresa con el servicio de custodia documental debe contar con las máximas medidas de seguridad para garantizar la seguridad física de la documentación EJ: Protección contra Robos, incendios, inundaciones y desastres naturales.  

  • Mejora el acceso a los archivos : el almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos estarán disponibles cuando se necesiten.

  • La custodia documental externa brinda la tranquilidad ya que garantiza el almacenamiento de la información segura, accesible y gestionada correctamente.


En conclusión podemos darnos cuenta que la Custodia Documental hace parte del proceso de la gestión documental y es de gran importancia para mantener y cuidar  nuestros documentos de forma adecuada para que estos se conserven y se encuentren de la mejor calidad posible.


¿tienes preguntas adicionales? comenta abajo

Escrito por: Sara Michelle Lamprea


documental, c. (2018). ¿Por qué los servicios de custodia documental son beneficiosos para tu empresa?. [online] El blog de Kyocera: soluciones para digitalizar tu negocio. Available at: https://smarterworkspaces.kyocera.es//blog/los-servicios-custodia-documental-beneficiosos-empresa/ [Accessed 4 Dec. 2018].


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