¿para qué sirve realmente la custodia documental?
Podemos entender del termino “custodia” la acción de cuidar o vigilar algo.
En la gestión documental es exactamente lo mismo, la custodia documental es guardar documentos y /o archivos con el cuidado, seguridad y vigilancia necesaria para estos.
La custodia documental mejora el servicio y la seguridad de la información, hace parte del proceso de la gestión documental y requiere de la existencia de un tercer sujeto que se hace cargo de archivar, con las técnicas y garantías legales necesarias para los documentos de otras empresas y organizaciones. En el proceso de custodia se proporcionan las optimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad mediante la aplicación de tecnologías y recursos mas avanzados
La custodia tiene como fin en la gestión documental, recuperar y ahorrar no solo el costeo , si no que también el espacio al cliente.
Teniendo en cuenta lo anterior estas son algunas de las ventajas que brinda la custodia documental :
Ahorro de costos de almacenamientos: el servicio de custodia documental de una empresa externa suele costar mucho menos que tenerlo en las propias oficinas.
Mejora la seguridad del acceso a la documentación : la gestión documental confidencial requiere de un sistema de seguridad con protección e identificación de accesos, cámaras de seguridad etc.
Mejora la seguridad física de la documentación: las instalaciones de una empresa con el servicio de custodia documental debe contar con las máximas medidas de seguridad para garantizar la seguridad física de la documentación EJ: Protección contra Robos, incendios, inundaciones y desastres naturales.
Mejora el acceso a los archivos : el almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos estarán disponibles cuando se necesiten.
La custodia documental externa brinda la tranquilidad ya que garantiza el almacenamiento de la información segura, accesible y gestionada correctamente.
En conclusión podemos darnos cuenta que la Custodia Documental hace parte del proceso de la gestión documental y es de gran importancia para mantener y cuidar nuestros documentos de forma adecuada para que estos se conserven y se encuentren de la mejor calidad posible.
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Escrito por: Sara Michelle Lamprea
documental, c. (2018). ¿Por qué los servicios de custodia documental son beneficiosos para tu empresa?. [online] El blog de Kyocera: soluciones para digitalizar tu negocio. Available at: https://smarterworkspaces.kyocera.es//blog/los-servicios-custodia-documental-beneficiosos-empresa/ [Accessed 4 Dec. 2018].