¿POR QUÉ NECESITA USTED LA GESTIÓN DOCUMENTAL ?

 Ya teniendo un poco mas claro el concepto de lo que es la gestión documental, es necesario saber en realidad el porque usted como persona independiente o empresa necesita la gestión documental.

·  Ley 594 de 2000 “ley de la cual se dicta la ley General de archivos”, “ consagra el reconocimiento de las reglas y principios generales que regulan la función archivística a cargo del Estado, la administración publica en sus diferentes niveles, así como las instituciones privadas que cumplen funciones públicas, entre otras”.

Esta ley también exige disponer de la documentación en un estado organizado y de fácil recuperación para el manejo y uso eficiente de la misma.

·  El articulo 26 del decreto 2578 de 2012, “expedido por el ministerio de cultura, establece la obligación que tienen las empresas e instituciones privadas que estén bajo la vigilancia de Estado, a contar con archivos creados, organizados, preservados y controlados, teniendo en cuenta los principios archivísticos, las normas que regulan al sector, las establecidas en la ley 594 de 2000 y, demás normas reglamentarias”.

·  El articulo 1 de la resolución 8934 de 2014, la cual “establece directrices en materia de gestión documental y ordena cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación, y consulta oportuna de los documentos de archivo”. Entre otras.

Estas leyes y normas establecidas por la superintendencia de industria y comercio, ordenan y exigen la organización y el control necesario de la documentación de todas las empresas de orden publico y privadas que cumplen funciones publicas. como también exigen que esta documentación este ordenada de la manera en que  la superintendencia  de industria y comercio lo dicta.

En conclusión actualmente ya no es una necesidad, si no,  que también es un requerimiento para su empresa el tener su información en el orden establecido por estas leyes y  normas, y así usted también pueda acceder a la información requerida de forma eficaz y de calidad.